QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
Realizar la solicitud de Estudio de Cargas Laborales |
- Secretarios de Despacho |
Oficio de Solicitud
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El Secretario de Despacho interesado, debe enviar la solicitud del Estudio de Cargas Laborales a la Secretaría de Servicios Administrativos, especificando las Unidades y/o los funcionarios a los cuales se les debe realizar el estudio |
Recibir la solicitud de Cargas Laborales |
- Líder de proyecto |
Oficio de respuesta con aprobación o negación a la solicitud del Estudio de Cargas Laborales
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Se debe recibir la solicitud, analizar su pertinencia y de ser el caso autorizar el Estudio de Cargas Laborales |
Establecer el área a intervenir en el Estudio de Cargas Laborales |
- Profesional Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto - Profesional Universitario |
Archivo Excel
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Se deben determinar los cargos y los funcionarios que serán incluidos en el Estudio de Cargas Laborales según los procesos de la Administración Central Municipal |
Definir funciones de acuerdo al Manual de Funciones vigente |
- Profesional Universitario |
Matriz transaccional
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Se debe estudiar el manual de funciones de los cargos a evaluar, con el fin de establecer las actividades principales y registrarlas en la matriz transaccional del Estudio de Cargas Laborales |
Establecer cronograma: Reunión previa, entrevistas, entrega del informe |
- Profesional Universitario |
Cronograma de Estudio de Cargas Laborales
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Se deben definir las fechas en las cuales se realizará la reunión previa, las entrevistas individuales a los funcionarios a evaluar y la entrega del informe del Estudio de Cargas Laborales.
Las fechas son sujetas a cambio previo aviso, según la disponibilidad de todos los participantes en el Estudio. |
Realizar reunión previa |
- Profesional Universitario |
Acta de reunión
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Se realiza la reunión previa al Estudio de Cargas Laborales, con todos los funcionarios a intervenir y con el Secretario de Despacho que remitió la solicitud, con el fin de informar la metodología que se va a utilizar y socializar el cronograma de actividades y generalidades |
Realizar entrevista individual con cada funcionario del área a intervenir en el Estudio de Cargas Laborales |
- Profesional Universitario |
- matriz transaccional de cargas laborales
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Realizar el levantamiento de tiempos y volúmenes de las personas objeto a evaluar, teniendo en cuenta las funciones y actividades realizadas en su puesto de trabajo y los archivos, documentos y demás información suministrada |
Establecer tiempos estándares para realizar actividades |
- Profesional Universitario |
- matriz transaccional de cargas laborales
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Se debe determinar el tiempo estándar para cada una de las actividades plasmadas en la Matriz. Esto se hace sacando promedios de los tiempos de actividades repetidas o preguntando a un experto. |
Calcular tiempo de dedicación mensual |
- Profesional Universitario |
- matriz transaccional de cargas laborales
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Empleando las herramientas de excel, se debe calcular el tiempo de dedicación real y el tiempo de dedicación estándar a las actividades |
Realizar las tablas dinámicas para calcular el tiempo ocioso y el porcentaje de reubicación o exceso de trabajo |
- Profesional Universitario |
Tablas Dinámicas
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Utilizando las herramientas de Excel, se deben realizar tablas dinámicas con la información de la matriz transaccional (Nombre del funcionario, tiempo de dedicación real y tiempo de dedicación estándar), con el fin de calcular el tiempo ocioso o sobrecarga laboral y la reubicación o necesidad de personal en la dependencia estudiada |
Generar el informe con los resultados del Estudio de Cargas Laborales |
- Profesional Universitario |
Documento de Word
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Se debe consolidar y resumir la información por funcionario: Nombre del funcionario, tiempo de dedicación real, tiempo de dedicación estándar y tiempo ocioso. De igual manera se debe realizar un concepto general, con el tiempo de dedicación real, tiempo de dedicación estándar y reubicación de la dependencia objeto del estudio |
Enviar oficio con los resultados del Estudio de Cargas Laborales |
- Profesional Universitario |
Oficio de remisión
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Se debe remitir un oficio con los resultados y el informe general del Estudio de Cargas Laborales a la Secretaría que realizó la solicitud |