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PROCEDIMIENTO
Realizar Estudios de Cargas Laborales en la Administración Central
Versión 001.1
Código PSI-ATH-PR-011
Proceso Administración del Talento Humano Estado Vigente
1. OBJETIVO
Establecer una metodología para realizar el levantamiento de estudios de Cargas Laborales dentro de la Administración Central Municipal  
2. ALCANCE
Desde la solicitud de estudio de cargas laborales hasta la entrega del informe con los resultados del estudio de cargas laborales  
3. RESPONSABLE
Líder de proyecto, Profesional Universitario
4. CONDICIONES GENERALES
FORMULAS INDIVIDUALES

- Horas de Dedicación Mes: Horas de Dedicación Actividad * Volumen Mes

- Porcentaje (%) de Dedicación: (Horas de Dedicación Mes / 176) * 100

- Horas de Dedicación Estándar: Horas de Dedicación Estándar por Actividad * Volumen Mes

- Porcentaje (%) de Dedicación Estándar: (Horas de Dedicación Estándar / 176) * 100

- Tiempo Ocioso: (1 - (Horas de Dedicación Totales Estándar / 176)) * 100

FORMULAS GRUPALES

- Reubicación: (((Horas Dedicación Mes Dependencia / Horas de Dedicación Mes General) * Horas Disponibles en la Dependencia) - Horas de Dedicación Estándar Dependencia) / 176

- Horas Promedio Mes por Funcionario: Suma Horas Dedicación Mes / Número (#) de Funcionarios

- Horas Promedio Estándar Mes por Funcionario: Suma Horas Dedicación Estándar / Número (#) de Funcionarios

- Horas Disponibles Dependencia: 176 * Número (#) de Funcionarios

- Horas Disponibles Reales: Horas Disponibles Dependencia - Suma Horas Dedicación Dependencia

- Horas Disponibles Estándar: Horas Disponibles Dependencia - Suma Horas Dedicación Estándar Dependencia

- Diferencia de Horas: Horas Disponibles Estándar - Horas Disponibles Reales

- Cargos Disponibles: Horas Disponibles Reales / 176

- Cargos Disponibles Estándar: Horas Disponibles Estándar / 176  
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Realizar la solicitud de Estudio de Cargas Laborales   - Secretarios de Despacho 
Oficio de Solicitud  
El Secretario de Despacho interesado, debe enviar la solicitud del Estudio de Cargas Laborales a la Secretaría de Servicios Administrativos, especificando las Unidades y/o los funcionarios a los cuales se les debe realizar el estudio  
Recibir la solicitud de Cargas Laborales   - Líder de proyecto 
Oficio de respuesta con aprobación o negación a la solicitud del Estudio de Cargas Laborales  
Se debe recibir la solicitud, analizar su pertinencia y de ser el caso autorizar el Estudio de Cargas Laborales  
Establecer el área a intervenir en el Estudio de Cargas Laborales   - Profesional Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto
- Profesional Universitario 

Archivo Excel  
Se deben determinar los cargos y los funcionarios que serán incluidos en el Estudio de Cargas Laborales según los procesos de la Administración Central Municipal  
Definir funciones de acuerdo al Manual de Funciones vigente   - Profesional Universitario 
Matriz transaccional  
Se debe estudiar el manual de funciones de los cargos a evaluar, con el fin de establecer las actividades principales y registrarlas en la matriz transaccional del Estudio de Cargas Laborales  
Establecer cronograma: Reunión previa, entrevistas, entrega del informe   - Profesional Universitario 
Cronograma de Estudio de Cargas Laborales  
Se deben definir las fechas en las cuales se realizará la reunión previa, las entrevistas individuales a los funcionarios a evaluar y la entrega del informe del Estudio de Cargas Laborales.

Las fechas son sujetas a cambio previo aviso, según la disponibilidad de todos los participantes en el Estudio.  
Realizar reunión previa   - Profesional Universitario 
Acta de reunión  
Se realiza la reunión previa al Estudio de Cargas Laborales, con todos los funcionarios a intervenir y con el Secretario de Despacho que remitió la solicitud, con el fin de informar la metodología que se va a utilizar y socializar el cronograma de actividades y generalidades  
Realizar entrevista individual con cada funcionario del área a intervenir en el Estudio de Cargas Laborales   - Profesional Universitario  - matriz transaccional de cargas laborales
 
Realizar el levantamiento de tiempos y volúmenes de las personas objeto a evaluar, teniendo en cuenta las funciones y actividades realizadas en su puesto de trabajo y los archivos, documentos y demás información suministrada  
Establecer tiempos estándares para realizar actividades   - Profesional Universitario  - matriz transaccional de cargas laborales
 
Se debe determinar el tiempo estándar para cada una de las actividades plasmadas en la Matriz. Esto se hace sacando promedios de los tiempos de actividades repetidas o preguntando a un experto.  
Calcular tiempo de dedicación mensual   - Profesional Universitario  - matriz transaccional de cargas laborales
 
Empleando las herramientas de excel, se debe calcular el tiempo de dedicación real y el tiempo de dedicación estándar a las actividades  
Realizar las tablas dinámicas para calcular el tiempo ocioso y el porcentaje de reubicación o exceso de trabajo   - Profesional Universitario 
Tablas Dinámicas  
Utilizando las herramientas de Excel, se deben realizar tablas dinámicas con la información de la matriz transaccional (Nombre del funcionario, tiempo de dedicación real y tiempo de dedicación estándar), con el fin de calcular el tiempo ocioso o sobrecarga laboral y la reubicación o necesidad de personal en la dependencia estudiada  
Generar el informe con los resultados del Estudio de Cargas Laborales   - Profesional Universitario 
Documento de Word 
Se debe consolidar y resumir la información por funcionario: Nombre del funcionario, tiempo de dedicación real, tiempo de dedicación estándar y tiempo ocioso. De igual manera se debe realizar un concepto general, con el tiempo de dedicación real, tiempo de dedicación estándar y reubicación de la dependencia objeto del estudio  
Enviar oficio con los resultados del Estudio de Cargas Laborales   - Profesional Universitario 
Oficio de remisión  
Se debe remitir un oficio con los resultados y el informe general del Estudio de Cargas Laborales a la Secretaría que realizó la solicitud  
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
001.1
16/Nov/2023 
se actualizaron los responsables del desarrollo del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Alexandra Rios Villa
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 16/Nov/2023
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha: 17/Nov/2023

 
Nombre: Jose Isidro Cuy Vargas
Cargo: Líder de Proyecto
Fecha: 17/Nov/2023